Riunioni in azienda - Tecniche di preparazione
La preparazione di una riunione è un momento fondamentale per la sua buon riuscita.
Punti che vanno osservati:
- argomenti da discutere
- fini della riunione
- informazioni sulla riunione - per agevolare l’intervento di ogni partecipante, per armonizzare le opinioni in contrasto, per avere adesione, per “svelare” quali siano le risoluzioni ai vari problemi
- tema della riunione – per avere i documenti utili alle discussioni, per esaminare le diverse opinioni, per esaminare il tipo di riunione in relazione all’argomento trattato
- aspettative dei partecipanti - per analizzare quanto siano informati sugli argomenti trattati, per analizzare le motivazioni che hanno spinto i partecipanti a partecipare
- metodologia di lavoro
- piano di discussione
- dettagli – per stabilire luogo di svolgimento, tempi e mezzi
Importanza di documenti – grafici - tabelle
Il supporto di documenti, di grafici e di tabelle è una necessità per l’efficacia di una riunione.
Le statistiche hanno dimostrato che gli individui recepiscono il 50% di ciò che vedono e sentono, mentre solo il 35% di ciò che vedono e il 15% di ciò che sentono.