Information and Communication Tecnology

L’organizzazione di una piccola impresa può avere come modello una logica “macro-organizzativa” o “micro-organizzativa”.

Nel primo caso l’area di intervento è verso l’azienda e le funzioni che sono ai primi livelli; la modalità di approccio è data dalla contrapposizione tra il confronto e l’adeguatezza del sistema di organizzazione con le strategie e le politiche aziendali.
Ne secondo caso l’area di intervento è verso l’ufficio e le funzioni che sono ai livelli superiori ai primi; la modalità di approccio è data dalla contrapposizione tra il confronto e l’adeguatezza del sistema organizzativo con le responsabilità e gli obiettivi aziendali.

Le variabili che caratterizzano una piccola impresa sono:

Struttura – schema di suddivisone del lavoro, ruoli ricoperti dal team di lavoro e dalle loro responsabilità.
La progettazione della struttura è imperniata sulla relazione tra elementi interni (team di lavoro e tecnologia ) ed esterni (prodotti e mercati).

Sistemi operativi - metodi di lavoro, sistemi informativi e sistemi di P. & C.

Processi sociali - rapporti all’interno del team di lavoro sviluppata dal legame tra il leader, le relazioni di lavoro e la cultura

Ruolo del leader

Il leader di una piccola impresa svolge funzioni decisionali, (accentramento o decentramento), di coinvolgimento (consultazione e partecipazione del personale) e di controllo (input–output).

L’ambiente caratterizza gli elementi di una organizzazione e si basa su struttura sociale, tecnologia, obiettivi e partecipanti. Ognuno di questi elementi è in relazione con gli altri.

Significato dell’organizzazione del lavoro
Il team di lavoro, per raggiungere un obiettivo, deve avere come elementi di base delle regole, una guida, degli strumenti, dei tempi, dei ruoli e delle relazioni.
Una piccola impresa per conseguire uno sviluppo deve mettere in relazione una strategia (rappresenta il fine) con l’organizzazione (rappresenta il mezzo).
I risultati di un’ organizzazione si basano sull’ efficacia (conseguire quanto si è progettato) e sull’efficienza (conseguire quanto si è progettato minimizzando le risorse).

In base alle varie caratteristiche che si presentano in una piccola azienda si possono elencare 4 tipologie di progetti.

Situazione strategico – competitiva

• progetto elementare – saldo e sostenibile
• progetto imprenditoriale – difficoltoso e poco sostenibile
• progetto innovativo – difficoltoso per aumentata competizione
• progetto diffuso – conveniente e sostenibile

Organismo del personale

• progetto elementare – poco professionale e rintracciabile
• progetto imprenditoriale – professionale ma con bassa capacità di valore aggiunto
• progetto innovativo – alta professionalità e complesso nella sostituzione
• progetto diffuso – estrema professionalità e con autonomia gestionale

Tecnologia

• progetto elementare – stabile e tradizionale
• progetto imprenditoriale – matura con elementi di invecchiamento
• progetto innovativo – innovativa e in evoluzione
• progetto diffuso – avanzata e diffusa nei dati raccolti

Organizzazione e gestione del personale

• progetto elementare – ridotto intervento organizzativo
• progetto imprenditoriale – necessità di accordi tra imprese con riqualificazione dei confini dell’azienda
• progetto innovativo – organizzazione articolata con integrazione per prodotto/progetto e con gestione del team di lavoro da parte di un manager
• progetto diffuso – deleghe professionali e gestionali in aumento

Sovrapposizione famiglia – azienda

Le norme si differenziano a seconda del caso familiare o aziendale

• selezione – nel caso familiare si tende a dare la preferenza ai suoi membri, nel caso aziendale solo a chi ha la necessaria competenza
• retribuzione – nel caso familiare si da attenzione ai bisogni personali, nei casi aziendali è in relazione al mercato e ai meriti individuali
• valutazione – nel caso familiare non vengono fatte delle distinzioni, nel caso aziendale la distinzione segue la prestazione individuale
• formazione – nel caso familiare si segue la realizzazione dell’individuo, nel caso aziendale per la necessità dei progetti lavorativi

Bisogni organizzativi della piccola impresa in sviluppo:

• necessità crescente di delegare per l’organizzazione e le decisioni
• necessità crescente di coordinare i ruoli, le funzioni e le aree dell’azienda
• necessità crescente di creare un identità del team di lavoro con i valori, le strategie e i fini dell’azienda

Fattori che facilitano la presentazione
I fattori che facilitano la presentazione possono essere tecnici (argomento, tipo di presentazione, documentazione occorrente, tempo di relazione, mezzi di supporto), umani (motivazione, emozione, stato fisico, disposizione, coinvolgimento, concentrazione, atteggiamenti e comportamenti) e ambientali (luogo della riunione, intervalli, orari).

Successo di una riunione
Una riunione può risultare riuscita se si circoscrive gli interventi alle sole persone interessate, se si è ben illustrato argomenti e fini, se si sono rispettati gli orari fissati, se si sono riassunte le conclusioni con chiarezza, se sono state specificate le responsabilità in base a ciò che si è deciso.

Insuccesso di una riunione
Dal punto di vista di un promotore - la riunione si rivelerà un insuccesso se è stata organizzata senza comunicare in largo anticipo l’oggetto e l’agenda, se il numero di partecipanti è alto, se si improvvisa, se si consente ogni dialogo laterale, se non si da l giusto peso ai vari argomenti trattando quelli più importanti come subalterni a quelli più superflui .
Dal punto di vista di un partecipante - la riunione si rivelerà un insuccesso se non si rispettano i tempi di inizio, se non si interviene o si fanno troppe interruzioni alle discussioni, se non si è obiettivi negli interventi.

Un intervento va costruito seguendo delle linee guida.

Introduzione all’intervento:

• illustrazione delle note d’introduzione
• illustrazione dei fini e del loro conseguimento
• stimolazione dei coinvolgimenti
• illustrazione dei punti importanti
• precisazione sulle questioni che possono essere considerate

Parte centrale dell’intervento
Nella parte centrale di un intervento risulta necessario illustrare ai vari partecipanti quali siano i punti importanti ed eseguire un feedback se utile.

Scelta delle parole in un intervento
In un intervento la scelta delle parole deve essere ben ponderata, esse devono essere comprensibili a tutti e l’uso di “tecnicismi” è da evitare.

Conclusione di un intervento
Al termine di un intervento va eseguito un riassunto sui punti importanti che sono stati trattati e prendere considerazione di quali siano state le proposte da parte degli intervenuti.

La preparazione di una riunione è un momento fondamentale per la sua buon riuscita.

Punti che vanno osservati:

• argomenti da discutere
• fini della riunione
• informazioni sulla riunione - per agevolare l’intervento di ogni partecipante, per armonizzare le opinioni in contrasto, per avere adesione, per “svelare” quali siano le risoluzioni ai vari problemi
• tema della riunione – per avere i documenti utili alle discussioni, per esaminare le diverse opinioni, per esaminare il tipo di riunione in relazione all’argomento trattato
• aspettative dei partecipanti - per analizzare quanto siano informati sugli argomenti trattati, per analizzare le motivazioni che hanno spinto i partecipanti a partecipare
• metodologia di lavoro
• piano di discussione
• dettagli – per stabilire luogo di svolgimento, tempi e mezzi

Importanza di documenti – grafici - tabelle

Il supporto di documenti, di grafici e di tabelle è una necessità per l’efficacia di una riunione.
Le statistiche hanno dimostrato che gli individui recepiscono il 50% di ciò che vedono e sentono, mentre solo il 35% di ciò che vedono e il 15% di ciò che sentono.

Regole di una riunione prima del suo inizio:

• documentazione – i partecipanti alla riunione devono avere tutti i documenti utili alle discussioni prima che la riunione si apra
• tempo – il tempo della durata di una riunione va fissata prima che essa inizi
• ordine del giorno – i partecipanti ad una riunione devono avere conoscenza di cosa verrà trattato, di chi interverrà, di quali saranno gli allegati all’avviso di convocazione e dei richiami ai precedenti reporting
• moderatore – prima che la riunione inizi va illustrato chi la modererà e se ci saranno rotazioni per tale ruolo

Regole di una riunione durante il suo svolgimento:

• sala riunione – il luogo in cui si svolgerà la riunione deve essere accogliente e luminoso
• verbalizzazione – bisogna redigere un documento che elenchi quali siano state le discussioni e gli interventi di ciascun partecipante
• interventi – il tempo per ogni intervento deve essere breve affinchè chiunque possa prendere parola alla discussione
• consuetudini – la riunione non è qualcosa di “burocratico”, va fatta se si ritiene necessaria

Ruolo del leader nelle riunioni

Il leader, all’interno di una riunione, può assumere un modello tradizionale o innovativo.
Nel primo caso compete con gli altri partecipanti, subordina le persone strumentalizzando le discussioni, sceglie chi ha potere di parola.
Nel secondo caso non compete con gli altri partecipanti e permette un’ equa considerazione fra le persone incentivando il loro intervento.
Nel primo caso la riunione avrà una bassa redditività, mentre nel secondo caso essa risulterà alta.

I “trucchi” del leader

Obiettivi - all’interno di una riunione il leader deve essere capace di introdurre le discussioni e mantenere gli obiettivi del dibattito. Per far questo deve incentivare un equilibrio tra gli interventi e deve ricorrere a “parole chiave” per incentivarli.

Direzione – deve intervenire per garantire che non si vada “fuori tema” e incentivare l’interesse dei partecipanti usando anedotti e tabelle.

Verifica – alla conclusione di una riunione deve ottenere la conferma su ciò che si è deciso chiedendo personalmente agli intervenuti, e ringraziare ogni relatore per ogni contributo emerso.