Information and Communication Technology

Nei progetti ICT i partecipanti al progetto possono assumere ruoli diversi.

• SPONSOR: rappresenta chi ha commissionato il progetto, può essere un individuo o un gruppo di persone.
• REFERENTI DI PROGETTO: sono le persone fiduciarie degli sponsor che hanno la responsabilità del progetto
• PROJECT MANAGER: solitamente è un ruolo che riveste la software house esterna all’azienda, se interno è il referente del progetto.
• COMITATO GUIDA: gruppo di persone individuato dall’azienda per risolvere problemi tecnici o organizzativi, nei momenti critici del progetto.
• UTENTI: beneficiari dell’applicativo. Tra essi un ruolo più specifico è dato dai key users rappresentati dagli utenti con più competenza.
• KEY USERS: persone il cui fine è illustrare le specificità dei processi e capire quali siano le funzioni dell’applicativo.
• DECISORI: persone che hanno la responsabilità di decidere su aspetti organizzativi interni.
• OPINION LEADER: non essendo in grado di prendere decisioni il loro unico ruolo è di esprimere opinioni.
• MANAGER: membri del gruppo di progetto che concentrano in essi caratteristiche decisionali, organizzative e di visione d’insieme.
• PROFESSIONAL: persone la cui caratteristica è un’elevata competenza tecnica, ma mancano di visone d’insieme.
• SABOTATORI: persone che vedono nel fallimento del progetto il loro fine.

IL PARTECIPANTE PERFETTO AI PROGETTI ICT

Il ritratto del partecipante perfetto ai progetti ICT può essere riassunto in questo modo:

• esperto nel suo settore di lavoro
• pratico e concreto
• abilità nella visione d’insieme del progetto
• carattere efficiente e costruttivo nello svolgimento del lavoro
• cosciente delle caratteristiche positive e negative del progetto
• volenteroso nella cooperazione con gli altri membri
• onesto riguardo la valutazione e la comunicazione della discutibilità dei progetti
• leadership sia per la cooperazione che la motivazione dei membri dei gruppi
• disponibilità verso un aggravio di energie per raggiungere il successo dei progetti

CONSIDERAZIONI GENERALI DEI MODELLI ORGANIZZATIVI

Il modello organizzativo deve tener conto sia dei membri che fanno parte dell’azienda che dei membri esterni, anche se il progetto di lavoro è sviluppato solo tramite membri interni non mutano le caratteristiche che devono esserci.
Il modello funzionale si usa soprattutto nei progetti che hanno un alta standardizzazione oppure dove la presenza del contributo degli utenti è poco considerevole.
La difficoltà del progetto in relazione delle risorse umane e alle attività deve essere adottata sia alla matrice funzionale che alla matrice bilanciata.
L’organizzazione dei membri interni di chi si occupa del progetto e i membri che svolgono lavori esterni ad devono relazionarsi al modello matrice di progetto e il modello matrice multifunzionale.
Nei progetti con dimensioni medie o grandi si deve usare il modello core team o il modello team autonomo. Tra i due quello migliore risulta il core team nel caso di progetti di grandi dimensioni per il suo controllo sulle risorse e il collegamento tra le attività.

MODELLI ORGANIZZATIVI DEI PROGETTI ICT

1. PROGETTI PICCOLI

Il project manager può essere rivestito anche da chi ha un ruolo tecnico. il suo obiettivo è verificare lo sviluppo del progetto relazionandosi con chi ha sponsorizzato il lavoro. Il gruppo tecnico che si occupa del lavoro deve creare interesse ai referenti aziendali se le esigenze lo richiedono. Non si tratta di una vera e propria struttura organizzativa ma più precisamente di un unico gruppo di lavoro.

2. PROGETTI STANDARD

Il project manager può essere un tecnico o un coordinatore a seconda della grandezza del progetto. Se il progetto ha un contenuto tecnico il gruppo aziendale sarà scarsamente coinvolto. Solitamente il committente interno non prenderà parte al progetto.

3. PROGETTI DIPARTIMENTALI

Il Project manager deve essere un coordinatore rappresentando i fini del committente. Le risorse dell’impresa svolgono il loro impegno nella descrizione delle singole attività e in un secondo momento nell’avvio dell’applicativo. Le attività e i tempi di relizzazione di un progetto devono essere tenute in considerazione dalle risorse tecniche.

4. PROGETTI ERP

Il project manager non può essere un tecnico o un coordinatore a causa della grandezza del progetto, tale ruolo sarà svolto dal project office.
Il project office si occuperà di redarre i verbali, dei report di sviluppo del lavoro, di aggiornare i Gantt di progetto, di verifiche su tempi e costi.
Per relazionarsi con lo steering committee e con i project leader, il manager deve avere una buona visione d’insieme. I project leader nel lavoro che gli è stato assegnato sono dei piccoli project manager e sono divisi per processo o competenza tecnica. All’interno di ogni impresa dovrebbe essere presente un referente (team leader) per le relazioni con il project manager.

Il fine della la coordinazione tra il project manager e il team leader è quello di coordinare le risorse operative. il mantenimento dei canali comunicativi cosi come sono stati pensati ha lo scopo di non creare confusione nelle specifiche e nelle decisioni.
I project manager hanno la possibilità di relazionarsi tra di loro per gli aspetti tecnici in cui sono coinvolti e nel far questo possono interpellare anche i team leader.
la caratteristica essenziale del project manager è quella di avere sempre consapevolezza sullo stato del progetto.

ULTERIORI ASPETTI ORGANIZZATIVI

Dimensioni del progetto

Con l’aumentare della grandezza del progetto aumentano le criticità in quanto crescono le connessioni e le decisioni
per superare questo problema è fondamentale essere categorici sul ripeto delle procedure e delle decisioni intraprese

Verifica con lo sponsor

I tempi e i risultati che si sono acquisiti vanno sempre comunicati agli sponsor in quanto è necessario aggiornare lo sviluppo dei lavori e dare conferma degli obiettivi

Approccio top-down o bottom-top

Nei progetti di grandi dimensioni si deve dare la preferenza all’approccio top-down. l’approccio bottom-up può essere usato successivamente per sistemare quanto si è già deciso

Problemi con gli sponsor

Possono sussistere problemi con gli sponsor nel momento in cui non sa bene quali siano i suoi obiettivi e se il progetto ha grandi dimensioni delegherà ad altri la decisione sugli obiettivi

Per una migliore organizzazione è fondamentale scegliere il metodo di lavoro, la struttura organizzativa e gli interlocutori, analizzare le fasi di progetto, presentare il progetto al gruppo dei decisori, annotare le decisioni prese e pianificare tutte le attività.