Information and Communication Technology

Un intervento va costruito seguendo delle linee guida.

Introduzione all’intervento:

• illustrazione delle note d’introduzione
• illustrazione dei fini e del loro conseguimento
• stimolazione dei coinvolgimenti
• illustrazione dei punti importanti
• precisazione sulle questioni che possono essere considerate

Parte centrale dell’intervento
Nella parte centrale di un intervento risulta necessario illustrare ai vari partecipanti quali siano i punti importanti ed eseguire un feedback se utile.

Scelta delle parole in un intervento
In un intervento la scelta delle parole deve essere ben ponderata, esse devono essere comprensibili a tutti e l’uso di “tecnicismi” è da evitare.

Conclusione di un intervento
Al termine di un intervento va eseguito un riassunto sui punti importanti che sono stati trattati e prendere considerazione di quali siano state le proposte da parte degli intervenuti.

La preparazione di una riunione è un momento fondamentale per la sua buon riuscita.

Punti che vanno osservati:

• argomenti da discutere
• fini della riunione
• informazioni sulla riunione – per agevolare l’intervento di ogni partecipante, per armonizzare le opinioni in contrasto, per avere adesione, per “svelare” quali siano le risoluzioni ai vari problemi
• tema della riunione – per avere i documenti utili alle discussioni, per esaminare le diverse opinioni, per esaminare il tipo di riunione in relazione all’argomento trattato
• aspettative dei partecipanti - per analizzare quanto siano informati sugli argomenti trattati, per analizzare le motivazioni che hanno spinto i partecipanti a partecipare
• metodologia di lavoro
• piano di discussione
• dettagli – per stabilire luogo di svolgimento, tempi e mezzi

Importanza di documenti – grafici – tabelle

Il supporto di documenti, di grafici e di tabelle è una necessità per l’efficacia di una riunione.
Le statistiche hanno dimostrato che gli individui recepiscono il 50% di ciò che vedono e sentono, mentre solo il 35% di ciò che vedono e il 15% di ciò che sentono.

Regole di una riunione prima del suo inizio:

• documentazione – i partecipanti alla riunione devono avere tutti i documenti utili alle discussioni prima che la riunione si apra
• tempo – il tempo della durata di una riunione va fissata prima che essa inizi
• ordine del giorno – i partecipanti ad una riunione devono avere conoscenza di cosa verrà trattato, di chi interverrà, di quali saranno gli allegati all’avviso di convocazione e dei richiami ai precedenti reporting
• moderatore – prima che la riunione inizi va illustrato chi la modererà e se ci saranno rotazioni per tale ruolo

Regole di una riunione durante il suo svolgimento:

• sala riunione – il luogo in cui si svolgerà la riunione deve essere accogliente e luminoso
• verbalizzazione – bisogna redigere un documento che elenchi quali siano state le discussioni e gli interventi di ciascun partecipante
• interventi – il tempo per ogni intervento deve essere breve affinchè chiunque possa prendere parola alla discussione
• consuetudini – la riunione non è qualcosa di “burocratico”, va fatta se si ritiene necessaria

Ruolo del leader nelle riunioni

Il leader, all’interno di una riunione, può assumere un modello tradizionale o innovativo.
Nel primo caso compete con gli altri partecipanti, subordina le persone strumentalizzando le discussioni, sceglie chi ha potere di parola.
Nel secondo caso non compete con gli altri partecipanti e permette un’ equa considerazione fra le persone incentivando il loro intervento.
Nel primo caso la riunione avrà una bassa redditività, mentre nel secondo caso essa risulterà alta.

I “trucchi” del leader

Obiettivi - all’interno di una riunione il leader deve essere capace di introdurre le discussioni e mantenere gli obiettivi del dibattito. Per far questo deve incentivare un equilibrio tra gli interventi e deve ricorrere a “parole chiave” per incentivarli.

Direzione – deve intervenire per garantire che non si vada “fuori tema” e incentivare l’interesse dei partecipanti usando anedotti e tabelle.

Verifica – alla conclusione di una riunione deve ottenere la conferma su ciò che si è deciso chiedendo personalmente agli intervenuti, e ringraziare ogni relatore per ogni contributo emerso.

Introduzione alla riunione
Gli argomenti che vengono trattati devono avere un tempo di introduzione non superiore ai 10 minuti se il tempo totale della riunione è sulle 2 o 3 ore.
L’introduzione serve per poter esporre l’obiettivo dell’incontro, introdurre i partecipanti, precisare i tempi e le pause delle discussioni.

Trattazione della riunione
La trattazione della riunione deve essere semplice e chiara, essere supportata da dati (documenti, grafici, tabelle), seguire la coordinazione tra gli interventi non facendo prevalere nessuno, seguire le novità emerse per comprenderne la loro attuabilità.

Ruolo del leader
All’interno di una riunione il leader deve:

• saper vagliare i tipi di intervento da parte dei partecipanti e filtrare quelli utili alle discussioni da quelli superflui
• condurre le discussioni ponendo attenzione alle idee proposte e non all’individuo che le propone
• attivarsi affinchè gli individui abbiano un equo tempo di intervento senza privilegiare nessuno
• non assumere condotte negative verso nessuna idea proposta
• far crescere la sinergia all’interno del gruppo di discussione
• saper ascoltare discernendo i fatti che si stanno discutendo dal punto di vista della persona che effettua l’intervento

Ruolo dell’animatore
L‘animatore all’interno di una riunione deve garantire che l’obiettivo dell’incontro vada mantenuto e che gli individui partecipino; il suo compito non è quello di emergere dal gruppo ma di condurlo.
E’ importante che segua delle linee guida:

• non parlare in modo eccessivo
• non ergersi a leader
• distaccarsi da discussioni infruttuose
• essere obiettivo
• gestire i tempi di intervento dei partecipanti affinchè siano equi
• agevolare la partecipazione di tutti i partecipanti usando la “tecnica della domanda”

Le riunioni sono necessarie nella maggioranza delle organizzazioni.
Il suo fine è quello di raffrontarsi con gli altri ed elaborare le informazioni degli individui.

Le riunioni possono essere gerarchiche o di coordinamento.

Riunioni gerarchiche – vengono proposte le decisioni effettuate agli alti livelli e il tipo di comunicazione è unilaterale.

Riunioni di coordinamento – si basa sulla raccolta e l’elaborazione delle informazioni; di conseguenza vengono proposte le decisioni. Il tipo di comunicazione è bilaterale.
Questo tipo di riunione, affinchè sia “utile”, ha la necessità di avere una buona conduzione da parte dell’organizzazione e da parte della competenza del leader; vanno quindi evitati errori legati al ritardo dei partecipanti e all’uso eccessivo di dati, di tabelle e di grafici.
La riunione deve essere “sentita” come fondamentale e non deve trasformarsi in qualcosa di “burocratico”; inoltre bisogna porre attenzione all’importanza degli argomenti da trattare per creare una giusta scaletta di discussione.
I partecipanti hanno un ruolo determinante per la buona riuscita della riunione, vanno quindi tenuti in considerazione incentivando i loro interventi.