Information and Communication Technology

La gestione non riguarda le persone ma le loro condotte di lavoro – la personalità di ognuno non va cambiata ma compresa e sfruttata, concentrandosi anche sulle loro potenzialità future.

Il metodo non deve essere ideologico ma pratico – il comportamento di ognuno deve essere valutato in base a quanto si discosta dai fini prefissati.

I giudizi vanno evitati a favore delle analisi – prima di qualsiasi decisione vanno valutate le cause degli errori individuali e i fatti raccolti nella fase di diagnosi.

Le previsioni vanno evitate – bisogna avere un giusto distacco dai punti di vista personali per meglio valutare ogni individuo alla base dei fatti conosciuti.

Gestione delle risorse umane: arte o professione?

La gestione di un team di lavoro può essere considerata un’arte o una professione.
Arte in quanto nasce dalle conoscenze di ognuno; le scelte derivano dall’intuito, che serve per dare risposte rapide e concise.
Professione in quanto nasce da informazioni di logica e metodo; le scelte derivano da un modello, che serve per dare soluzioni meditate basate su analisi.

Per la gestione delle risorse umane non c’è un modello a cui riferirsi, la perspicacia gioca un fattore preponderante, unitamente al consenso che si acquista dal team di lavoro.
L’unico punto di riferimento che si può avere come guida è dato dalla coerenza con le aspettative.

La gestione delle risorse umane è pragmatica e funzionale a seconda dei casi che si presentano.
Facendo degli esempi si può considerare il caso in cui le aspettative riguardano l’ adeguatezza alle regole (porterà un comportamento di passività e un modello di gestione “burocratico”); oppure il caso in cui le aspettative riguardano un dinamismo conseguente le direttive del leader (porterà un comportamento di impegno e obbedienza e un modello di gestione “paternalistico”); un caso ulteriore riguarda le aspettative d’intraprendenza ed esperienza (si avranno delle aspettative di cooperazione basata su di un modello “professionale”).

L’attenzione nella gestione delle risorse deve essere rivolta a:

• ottimo uso delle risorse per ottenere un buon risultato – grazie alla valorizzazione e la responsabilizzazione degli individui che compongono il team di lavoro
• relazioni interpersonali – i rapporti tra gli individui vanno promossi e valorizzati, le informazioni devono essere chiare e di buona qualità, il clima per le relazioni deve essere tenuto sotto controllo, i comportamenti che servono al senso di appartenenza di un gruppo vanno promossi
• sviluppo delle risorse – confronti costruttivi per analizzare e sviluppare le qualità di ognuno, consapevolezza delle aspettative di ogni individuo, percorsi di formazione per intensificare le potenzialità degli appartenenti al team d lavoro

La gestione delle risorse umane può essere considerata come una competizione:

• per una sempre migliore relazione dipendenti – istituzioni e per porre attenzione al risultato e non alla regola
• per cementare i rapporti

I mezzi che si hanno a disposizione riguardano un adattamento ai cambiamenti lavorativi e alle caratteristiche che possiedono gli individui.

Il feedback consiste nel comunicare ad una persona le conseguenze, positive e o negative, generate dal suo comportamento su di un’altra persona.

Il feedback da la possibilità di mettere in evidenza ciò che ogni persona ha compiuto in modo positivo, quindi è consigliabile l’uso di feedback positivi se i risultati di una persona sono buoni. il manager avrà quindi la possibilità di mostrare ciò che è stato fatto di positivo .

Il feedback negativo descrive le conseguenze negative generate da un comportamento senza indicare una possibile soluzione.

Il feedback costruttivo indica cosa la persona dovrebbe fare diversamente la prossima volta.
In un feedback di un colloquio motivazionale bisognerebbe porre attenzione al fatto che si faccia riferimento ai fatti e non alle persone, che ci sia obiettività, che le emozioni siano controllate, che si sappia ascoltare, che si confronti le impressioni con altri prima di rilasciare il feedback.

Il processo di un feedback è legato alla sua preparazione, presentazione, ascolto, dialogo, e infine alla definizione di un piano d’azione

Il feedback che il capo fornisce al collaboratore ha come obiettivi il miglioramento dei risultati, il dare sicurezza e la realizzazione di un ambiente collaborativo e dovrebbe effettuarsi in un alla presenza di un evento determinato:

• rendimento positivo del collaboratore
• rendimento negativo del collaboratore
• nuovo metodo di gestione

In relazione all’evento ci saranno colloqui per un intervento correttivo, per un intervento di rinforzo o per una supervisione

Intervento correttivo

Si verifica se c’è stata una prestazione negativa del collaboratore e va fatto in un momento vicino a ciò che è accaduto, se fatti simili continuano a persistere o se il fatto è stato compiuto da diverse persone.
In un modello di intervento correttivo si deve:

• presentare il fatto
• suffragare il motivo dell’errore
• corresponsabilizzare sulle conseguenze dell’errore
• delineare una soluzione
• dare un supporto
• pattuire un piano di miglioramento

Intervento di rinforzo

Si verifica per dare riconoscimenti a prestazioni eccezionali, a proposte o iniziative individuali, con collaboratori trasferiti o appena assunti e con collaboratori difficili da gestire.
Il momento in cui va fatto deve essere ravvicinato al momento in cui è accaduto, alla presenza di continuità su fatti simili o se ciò che è accaduto è a causa di persone diverse.
L’ambiente in cui va effettuato è fondamentale in quanto se si verifica in un ambiente formale l’effetto sarà di sentire il messaggio in modo più “forte”, mentre se si verifica in un ambiente informale il messaggio sarà sentito come meno importante.

Colloquio di supervisione

Si verifica periodicamente o a seguito di problemi organizzativi e rappresenta il mezzo per gestire vari obiettivi: pianificare, gestire, controllare.
L’incontro va fatto verso i collaboratori che sono in un periodo di prova, verso chi è di ruolo o in momenti di mutamento organizzativo.
L’ obiettivo è di appurare ciò che ha fato il collaboratore per un miglioramento delle sue prestazioni per ciò che concerne la qualità e/o quantità.

Riconoscimento del merito

La valutazione rappresenta un sistema con il quale si osserva, interpreta, formula un giudizio di valore su un fenomeno, un evento, un oggetto, una persona in base a parametri stabiliti.
Il valore della valutazione è insito nella sua capacità di poter migliorare nelle risorse le competenze indispensabili a raggiungerei i fini prefissi
Valutazione delle prestazioni

La prestazione serve a delineare gli obiettivi o i compiti assegnati, si svolge in un determinato intervallo di tempo all’interno di una ben definita posizione di lavoro che una persona ha svolto, ed rappresenta la somma di atti e comportamenti organizzativi.

Il suo fine è quello di:

• informare sugli esiti dell’organizzazione e per delinearne gli eventuali sviluppi
• definire gli sviluppi professionali
• relazionarsi con il manager o il collaboratore
• incentivare il miglioramento
• informare su quelle che sono le aspettative dell’impresa e confrontarle con quelle dei collaboratori

Attraverso la valutazione della prestazione si confronta ciò che è fornito dagli appartenenti all’azienda con ciò che essi sia aspettano, si informa il dipendente di ciò che son stati i suoi risultati di lavoro, e si delineano le azioni che servono al miglioramento del livello della prestazione e/o delle competenze per raggiungere il livello di qualità che si attende.

Nella valutazione della prestazione ogni individuo si aspetta che venga riconosciuto per proprio contributo professionale, che riceva feedback per un miglioramento delle sue competenze professionali, per avere una valutazione “oggettiva” di quali siano stati i suoi risultati e per la stima che riceve dal suo manager.

Valutare le prestazioni ha lo scopo di:

• fornire un inventario sulle risorse umane per ciò che riguarda rendimento e capacità
• razionalizzare la selezione e movimentazione interna
• accrescere la fiducia per ciò che riguarda le scelte aziendali
• riconoscere la potenzialità delle persone
• realizzare un ambiente motivante
• contribuire nella gestione dei collaboratori da parte dei capi
• instradare i comportamenti verso valori comuni

Il metodo di valutazione deve comprendere:

• comportamenti della persona che siano osservabili
• caratteristiche della persona
• prestazioni effettuate
• risultati raggiunti tenendo conto di quali erano gli obiettivi fissati

La valutazione va svolta giornalmente per interventi di rinforzo o correttivi, alla fine del primo anno di lavoro

Valutazione del potenziale

Il potenziale è la somma delle capacità che un individuo possiede, sia espresse ce non espresse.

Attraverso la valutazione di tale potenziale si verifica quali siano i ruoli che potrà occupare con maggiore responsabilità

La valutazione del potenziale ha come base:

• le doti possedute dagli individui che ancora non è espressa ma che può essere riconosciuta e misurata con l’ausilio di metodologie di analisi e strumenti idonei
• le qualità degli individui relative a energia, capacità ed attitudini che sta utilizzando solo in parte nel presente, mentre la parte che ancora non viene usata rimane in una situazione di “potenziale disponibilità”

La valutazione può essere di vari tipi:

• di orientamento – ha il fine di riconoscere le caratteristiche del comportamento, tecniche/professionali, di attitudini, nei nuovi inserimenti
• di sviluppo – dare garanzia di indicazione riguardo le attitudini che ogni individuo necessita per ricoprire eventuali posizioni differenti da quella che sta ricoprendo attualmente
• altri potenziali – riconoscere i soggetti che hanno attitudini per ricoprire posizioni di una responsabilità più elevata

Lo scambio di informazioni e di comportamenti avviene attraverso la comunicazione interpersonale che si effettua in un determinato ambiente ed è focalizzata per un fine.

Le principali componenti della comunicazione sono gli obiettivi (perchè comunico), il contesto (dove e quando comunico), il contenuto (cosa comunico) e la relazione (a chi comunico).

L’IMPORTANZA DELLA PERCEZIONE

La buona valutazione di un ambiente e delle persone in esso è possibile attraverso la percezione. Essa è fondata dal carattere e dalle esperienze di ognuno. La percezione risulta quindi un fatto soggettivo.

La percezione influenza la comunicazione ed il comportamento.

La percezione del comportamento può essere rappresentata secondo due dimensioni fontamentali: assertività – espressività.

La comunicazione assertiva è un metodo di interazione fondato su:

• comportamenti proattivi e partecipativi
• comportamenti responsabili
• completa espressione di se stessi
• comportamenti non soggetti a censura
• la capacità di comunicare desideri, disapprovazione e giudizi in maniera diretta
• la capacità di ascoltare

I problemi che possono riguardare questo tipo di comunicazione sono dati dalle distorsioni dell’emittente, del ricevente e dell’ambiente in cui essa si svolge.

Distorsioni dell’emittente. Messaggio non chiaro, scarso interesse nella comunicazione, volontà di dominare piuttosto che di comunicare, scarsa propensione all’ascolto

Distorsioni del ricevente. Scarsa propensione alle novità, scarso interesse nella comunicazione, meccanismi di difesa.

Distorsioni legate all’ambiente. Avversione, linguaggio usato nella comunicazione, riferimenti e comportamenti non omogenei.

La comunicazione deve fondarsi sulla capacità di ascoltare, affinchè ciò avvenga non bisogna fare in modo che non sia autoreferenziale, dimostrare interesse, cogliere le “sfumature” chiedere se non si è ben compreso e soprattutto non parlare troppo.
L’incapacità di ascolto nasce dal fraintendimento, da accordi basati su ciò che non è chiaro e dalla cattiva interpretazione.

La comunicazione si attua in due modi verbale (pronunciata o scritta. Effettuata statisticamente sul 7% della comunicazione globale) e non verbale (espressioni del volto, movimenti e postura del corpo. Le prime effettuata statisticamente sul 38% della comunicazione globale, i secondi sul 55%).

La comunicazione verbale comunica il contenuto (fatti, dati argomentazioni), la comunicazione non verbale comunica il tipo di relazione (tipologie di rapporti, atteggiamenti, sensazioni)

La comunicazione non verbale prevale su quello verbale e appoggia il significato verbale della comunicazione, comunica sensazioni e “dati” sulla persona.
Le espressioni del volto, il contatto e i movimenti del corpo e lo sguardo costituiscono l’insieme della comunicazione non verbale.

La partecipazione attiva di ogni componente del team di lavoro è essenziale al conseguimento del fine comune.
L’insuccesso di tutti può essere generato dal cedimento di un singolo componente del team.

Lo strumento più efficace per raggiungere la performance è rappresentato dal gruppo di lavoro e crea vantaggi sia per il team che individualmente per i suoi componenti.

Vantaggi del team per i singoli individui:

• sviluppo della crescita individuale, grazie alla condivisione delle esperienze
• incremento della responsabilità
• condivisione, gratificazione, riconoscimenti
• arricchimento delle capacità nella risoluzione dei problemi
• aumento nella comprensione del valore individuale
• miglioramento della qualità di lavoro
• incremento della soddisfazione sul lavoro

Vantaggi del team per l’organizzazione:

• incremento della produttività
• arricchimento della qualità
• miglioramento del morale dei componenti dell’organizzazione
• competitività costruttiva
• maggiore creatività e flessibilità
• innovazione
• abbassamento dei costi
• miglioramento della sensazione di appartenenza all’azienda

I requisiti necessari per un team efficace sono:

• esatta delineazione di un obiettivo comune
• delineazione di obiettivi di performance ben delineate per raggiungere il successo
• adozione di un approccio di lavoro comune
• avere a disposizione di professionalità complementari
• responsabilità comune verso il progetto

Delegare significa dare fiducia al collaboratore che gli permetterà, nell’ambito delle responsabilità che sono del capo, effettuare delle scelte ed eseguirle.

Il capo sceglie di delegare quando riscontra che c’è coerenza tra:

• tipologie di problemi da superare in termini di capacità/competenze fondamentali alla sua risoluzione
• vincoli organizzativi
• qualità del collaboratore per il potenziale che possiede
• qualità proprie

Se viene effettuata una delega si avranno dei vantaggi nella misura in cui il capo ha la possibilità di:

• incrementare le qualità e il valore delle risorse umane
• assegnare i compiti in modo flessibile
• avere una buona motivazione da parte delle risorse

Se viene effettuata una delega si avranno dei vantaggi nella misura in cui il collaboratore ha la possibilità di:

• avere contenuti lavorativi che siano stimolanti
• poter incrementare le proprie capacità
• manifestare le capacità che possiede

Se viene effettuata una delega si avranno dei vantaggi nella misura in cui l’organizzazione ha la possibilità di:

• incrementare lo sviluppo delle risorse umane
• avviare un clima positivo
• avere un incremento di flessibilità nell’organizzazione
• usare le risorse umane in modo ottimale

I compiti devono essere assegnati:

• illustrando obiettivi, scopi, tempi e modi di realizzo
• ascoltando ed esortando se ci sono dubbi, problematiche e consigli
• rispondendo
• dando sostegno
• controllando e trattando ciò che si è stipulato

Il controllo sulla delega è fondamentale in quanto si va ad osservare se i lavori procedono secondo quanto si è organizzato, se le risorse sono state usate nel modo migliore, se i tempi di lavoro non siano eccedenti e se subentrano problematiche da risolvere. inoltre infonde sicurezza, è la manifestazione del coinvolgimento dei membri del gruppo di lavoro, indirizza verso ciò che è prioritario ed esorta verso i progetti futuri.
Nell’effettuare un controllo devono essere tenute in considerazione le carattersitiche caratteriali di ognuno e se l’attività di lavoro è fondamentale per l’azienda o nuova.

Nella gestione delle risorse umane la leadership deve avere caratteristiche che si discostano dal capo vero e proprio ma comportarsi più da maestro e occuparsi della crescita dei collaboratori.
Per rivestire nel modo migliore questo ruolo il leader deve essere un buon ascoltatore, comunicatore e osservatore e rispetto al lavoro dei membri motivarli e sostenerli

Il leader è colui che raggiunge i risultati tramite le prestazioni di altre persone. Per un leader saper comunicare è essenziale per il successo professionale.

Il leader deve saper coordinare i membri del team di lavoro avendo capacità di gestire i loro comportamenti, spingerli verso attività non spontanee, e facendo in modo che ci sia coerenza tra le loro azioni e quelle che erano state prefissate.

I compiti del leader devono essere di guida e sostegno.
La guida deve essere in realazione al compito, che deve essere deciso, controllato e corretto.
Il sostegno deve essere in relazione alle persone, che vanno sostenute, ascoltate e prese in considerazione

In generale i compiti di un leader sono:

Informare. serve per chiarire le aspettative, garantire un flusso efficace di informazioni, dare una prospettiva futura. E’ importante tutto ciò per capire il perchè delle cose, facilitare le decisioni autonome e chiarire prima le aspettative.

Coinvolgere. consiste nella ricerca di consigli, opinioni, proposte, idee. E’ importante perchè aumenta le probabilità che le decisioni siano efficaci e comunica stima professionale.

Spingere verso i risultati. consiste nel sollecitare a se e agli altri maggiore qualità e qualità di risultati in modo continuativo. E’ importante in quanto tenacia e costanza sono elementi fondamentali per arrivare ad una gestione di successo, perché non avanzare richieste può essere considerato un fattore di debolezza o disinteresse. e perché fa crescere le motivazioni

Dimostrare considerazione per le persone. consiste in una relazione che supporti il lavoro e denota attenzione per i problemi emotivi dei collaboratori. E’ importante in quanto un capo attento è una caratteristica di rinforzo e premio per far crescere le prestazioni personali, incrementa il morale del gruppo e la disponibilità dei singoli.

Controllare. consiste nel controllo sull’ attività e gli obiettivi affinchè vengano svolti su quanto stabilito. E’ importante perchè da sicurezza, è uno stimolo a mantenere gli impegni, manifesta l’interesse del leader per quel lavoro.

Esplicitare i propri giudizi. consiste nell’informare gli altri in modo chiaro riguardo il personale giudizio su quanto si è svolto al lavoro. E’ importante in quanto addestra alla chiarezza, manifesta la leadership e tiene in considerazionechiunque appartenga al team del lavoro.

Il ruolo del coordinatore è quello di:

• coordinare le attività del team di lavoro
• gestire le risorse umane
• assimilare il gruppo in ciò che si svolge nell’azienda
• “conoscere il mestiere”

Ci sono quattro tipi di coordinatore: esperto, organizzatore, negoziatore e leader.

Il coordinatore esperto ha la professionalità che gli permette di:

• comprendere e risolvere immediatamente i problemi legati all’unicità
• saper dialogare con gli appartenenti la gruppo che hanno delle difficoltà
• insegnare agli appartenenti al gruppo che sono inesperti
• saper innovare

Il coordinatore organizzatore regolando le attività riesce a:

• governare la vita del team di lavoro
• prendere l’iniziativa
• distinguersi dal team di lavoro
• prevedere e non ripetere gli errori fatti
• infondere sicurezza sia internamente che esternamente al team di lavoro

Il coordinatore negoziatore rappresentando l’unità di gruppo riesce a:

• arrivare ai fini che l’organizzazione si era prefissa
• difendere gli appartenenti al gruppo di lavoro
• comunicare l’immagine

Il coordinatore leader sa condurre risorse umane e quindi permette di:

• raggiungere gli obiettivi del gruppo di lavoro

Il ruolo del coordinatore si può migliorare conoscendo i propri punti di forza e di debolezza, valorizzando i punti di forza e facendo un piano d’azione per migliorare le aree di debolezza.

La crescita della piccola impresa si divide in crescita quantitativa (dimensione – fatturato – organico) e crescita qualitativa (sviluppo organizzativo).

Oltre il 90% delle piccole imprese in Italia restano piccole e non riescono a crescere perchè le strutture sono deboli nelle loro capacità gestionali ed organizzative.

Ci sono vari motivi perchè un’impresa ha delle difficoltà nello sviluppo organizzativo:

• l’imprenditore trova problemi a concretizzare il suo ruolo di organizzatore e gestore di un’impresa
• le competenze consolidate nella p.i. soprattutto tecnico – produttive e commerciali
• l’impresa ha problemi di organizzare e gestire il personale nel passaggio dal’implicito all’esplicito
• le imprese di piccole dimensioni che son sotto organico trova problemi nel formalizzare ruoli, deleghe, coordinamento
• l’impresa risponde ai problemi che si delineano in modo giornaliero e ha scarsa capacità nella programmazione e nello sviluppo delle competenze professionali di cui si ha necessità
• l’impresa non ha la capacità di vedere come problema principale la gestione e sviluppo delle risorse umane

Lo sviluppo di un impresa è possibile attraverso:

• confronto sulle problematiche
• partecipazione del personale
• decentralizzazione delle responsabilità e dell’impegno verso i collaboratori
• realizzazione di compiti e ruoli interessanti
• cooperazione sia all’interno del team di lavoro che fra i vari gruppi lavorativi esterni

In una piccola impresa la situazione prevalente riguarda:

• basso interesse per ciò che riguarda lo sviluppo delle risorse umane
• delega di ciò che riguarda le attivita in campo amministrativo a gruppi esterni all’impresa
• gestione dei problemi solo nel momento in cui si presentato
• basso interesse sulla gestione delle risorse umane
• mediocre competenza sulle gestione delle risorse umane
• attività dell’imprenditore focalizzata solamente sulla vendita e sulla produzione
• decisiva motivazione e valori dell’imprenditore

Problemi e necessità:

• trovare coerenza fra le strategie, lo sviluppo e la programmazione riguardante le risorse umane
• conseguire competenze su ciò che riguarda la gestione delle risorse umane
• delineare i vari compiti di gestione e le relative responsabilità fra ruoli diversi (imprenditori, coordinatori, esterni)
• chiarezza nelle regole e nelle politiche di gestione del personale

Tra un’impresa chiusa e una aperta all’ambiente esterno ci sono nette differenze per ciò che riguarda i sistemi di gestione delle risorse umane:

• nel reclutamento l’impresa chiusa tende a inserire le risorse umane dal basso mentre quella aperta a diversi livelli
• nello sviluppo l’impresa chiusa tende a produrre internamente mentre quella aperta tende a fare acquisizioni esterne
• nella formazione l’impresa chiusa tende a farla internamente e a livello generalizzato mentre quella aperta tende a specificarla e dfferenziarla
• nella valutazione l’impresa chiusa tende ad orientarla sui comportamenti mentre quella aperta tende orientarla sui risultati
• nello ricompensa l’impresa chiusa tende a porre attenzione alla coerenza inetrna mentre quella aperta tende porla al mercato

Cause della mancanza di crescita delle imprese

Per far crescere una piccola impresa un imprenditore dovrebbe immaginare come lui stesso sognerebbe fosse nel futuro e adottare conseguentemente le decisioni nel presente per raggiungere quell’obiettivo.

Bisognerebbe evitare questa modalità negativa che hanno gli imprenditori di far “navigare a vista la propria impresa”.

Questa visione circostanziale è uno dei più comuni motivi per cui un’impresa non decolla, eppure ogni impresa ha vissuto almeno una volta il moment di crescita. Quello iniziale, dove si è potuto constatare un aumento di fatturato, di clienti e di organico aziendale.

Superato questo momento iniziano a svilupparsi i problemi, ad esempio l’insoluto dei clienti, le giacenze di magazzino, il mutuo per nuove costruzioni, le complicazioni con le banche, la concorrenza, le tasse.

E’ la fase in cui è necessaria una riorganizzazione mentre parallelamente l’azienda ha conseguito una sua “posizione” sul territorio e tale va difesa.

Nella conservazione di questa posizione può risiedere un nuovo problema. La bassa propensione la rischio può indurre a frenare la crescita.

L’imprenditore deve iniziare un’analisi per comprendere gli errori che si sono verificati, si crea una situazione di instabilità, e ogni sua azione è legata al dubbio. ciò lo porterà ad adattarsi alla situazione.

E’ la fase in cui si insinua la volontà di mollare tutto e accantonare le aspirazioni e i desideri di crescita aziendali.